Was helloHQ ist
helloHQ ist eine Software aus Deutschland für Agenturen, Dienstleister und andere Unternehmen, die in Projekten arbeiten. Früher hieß sie Agentursoftware HQ. Statt ein CRM, ein Projekttool, eine Zeiterfassung und ein Rechnungsprogramm zu verbinden, arbeitest du in einem System:
- CRM: Kontakte, Firmen, Verkaufschancen und Angebote.
- Projekte: Aufgaben, Zuständigkeiten, Budgets und Fristen.
- Zeiterfassung: Zeiten direkt auf Projekt und Aufgabe buchen.
- Rechnungen: aus Angeboten und erfassten Zeiten, mit Übergabe an die Buchhaltung.
Der Vorteil: Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung liegen alle Daten an einem Ort, und du siehst, ob ein Projekt sich gerechnet hat.
Warum ein CRM, und warum eines mit Projekten?
Ein CRM hält fest, wer deine Kunden und Interessenten sind und was mit ihnen besprochen wurde. Für Agenturen und Dienstleister endet die Arbeit aber nicht beim Auftrag. Danach beginnt das Projekt mit Aufgaben, Stunden und am Ende einer Rechnung.
Wer CRM und Projekte in getrennten Tools führt, überträgt Daten von Hand und sieht erst spät, ob ein Projekt aus dem Ruder läuft. helloHQ setzt genau hier an: Angebot, Projekt, Zeiten und Rechnung hängen zusammen.
Für wen helloHQ passt
| Passt gut | Passt weniger | |
|---|---|---|
| Arbeitsweise | Projekte mit Stunden, Budgets und Rechnungen | Reiner Produktverkauf ohne Projektarbeit |
| Größe | Kleine und mittlere Teams, ab etwa drei Personen | Einzelpersonen mit wenigen Kunden |
| Ziel | Weniger Tools, mehr Überblick über Auslastung und Marge | Hochspezialisierter Vertrieb mit großem Marketing-Team |
Integrationen
helloHQ bindet laut Anbieter und Testberichten unter anderem DATEV für die Buchhaltung, Jira, Trello und Asana für Aufgaben, Mailchimp und Brevo (früher Sendinblue) für Newsletter sowie Kalender und Mail an. Über eine Schnittstelle lassen sich weitere Systeme verbinden. Prüf vor der Entscheidung, ob deine wichtigsten Tools dabei sind.
helloHQ im Vergleich
| Schwerpunkt | Passt zu | |
|---|---|---|
| helloHQ | CRM, Projekte, Zeiten und Rechnungen in einem | Agenturen und Dienstleister mit Projektgeschäft |
| Pipedrive | Visuelle Vertriebspipeline | Vertriebsteams ohne Projektabwicklung im Tool |
| HubSpot | Marketing, Vertrieb und Service | Teams mit starkem Marketing und vielen Kontakten |
Was helloHQ 2026 kostet
helloHQ rechnet je Nutzer ab, in den größeren Paketen zusätzlich mit einer monatlichen Grundgebühr. Die Pakete heißen Team, Pro und Enterprise. Laut Testberichten liegt Team bei rund 35 € je Nutzer und Monat, Pro und Enterprise kombinieren eine Grundgebühr mit einem niedrigeren Preis je Nutzer. Im ersten Vertragsjahr gibt es teils Rabatte.
Die öffentlichen Angaben widersprechen sich, Stand November 2026. Frag ein Angebot für deine Teamgröße an und nutz die 14 Tage Testphase.
Der Start in 5 Schritten
- Paket wählen nach dem, was ihr wirklich braucht: Nur CRM und Projekte, oder auch Rechnungen und Buchhaltung?
- Stammdaten anlegen: Leistungen, Stundensätze, Nutzer und Rollen.
- Kontakte und laufende Projekte übernehmen, vorher bereinigt.
- Zeiterfassung vereinbaren: Wer bucht wann worauf? Ohne Regel stimmen die Zahlen nicht.
- Nach einem Monat auswerten: Auslastung, Budgets, offene Rechnungen.
Best Practices für den Alltag
- Daten regelmäßig pflegen. Kontakte, Ansprechpartner und Projektstände aktuell halten.
- Automationen nutzen, etwa für Erinnerungen, Follow-ups oder die Zuweisung neuer Anfragen.
- Kennzahlen ansehen: Auslastung, Budgetverbrauch je Projekt, offene Rechnungen. Einmal im Monat reicht für den Anfang.
- Weiterlernen. Webinare und Anleitungen des Anbieters zeigen neue Funktionen.
Grenzen
- Marketing ist nicht der Schwerpunkt. Für E-Mail-Automation und Kampagnen brauchst du ein eigenes Tool.
- Einarbeitung. Ein System für vieles hat viele Einstellungen. Plan Zeit für die Einführung ein.
- Kosten je Nutzer. Mit wachsendem Team steigen die Kosten. Rechne mit Grundgebühr und allen Nutzern.
Anfragen aus WordPress in helloHQ
Jedes Projekt beginnt mit einer Anfrage. Kommt sie per Mail, tippt jemand sie ab, und Details gehen verloren. Mit Funnelforms baust du auf deiner WordPress-Website ein mehrstufiges Formular für Angebotsanfragen, das Umfang, Zeitrahmen und Budget gleich mit abfragt.
Funnelforms Pro übergibt die Anfrage direkt an helloHQ. Die Verbindung richtest du einmal ein, sie steht in allen Formularen bereit. Für eigene Abläufe gehen Webhooks, Zapier, Make und n8n.
Häufige Fragen
Was kostet helloHQ?
Das Paket Team liegt laut Testberichten bei rund 35 € je Nutzer und Monat, Pro und Enterprise kombinieren Grundgebühr und Nutzerpreis. Die Angaben schwanken, frag beim Anbieter an (Stand November 2026).
Kann ich helloHQ testen?
Ja, laut Anbieter 14 Tage kostenlos.
Kann Funnelforms Anfragen an helloHQ übergeben?
Ja, Funnelforms Pro hat eine direkte Integration mit helloHQ, dazu Webhooks, Zapier, Make und n8n.